איך מייבאים רשימת אנשי קשר מקובץ

ייבוא רשימת אנשי קשר נעשה מקובץ CSV או אקסל, או מהדבקה ישירה מגיליון. המערכת מנתחת את הקובץ, מראה בדיוק מה עומד לקרות, ורק אחרי אישור יוצרת אנשי קשר. מי שכבר ביקש להסיר את עצמו לא נוצר מחדש, גם אם הוא מופיע בקובץ.

הנקודה האחרונה היא העיקר: העלאה חוזרת של קובץ ישן לא מחזירה לרשימה אנשים שביקשו לצאת ממנה. זה נאכף במערכת ולא תלוי בזה שתזכרו למחוק אותם מהאקסל.

לפני שמתחילים: צריך קבוצה אחת לפחות

כל איש קשר חייב להשתייך לקבוצה, אז אם עוד אין לכם אחת, המסך יגיד צרו קודם קבוצה - כל איש קשר חייב להשתייך לקבוצה אחת לפחות. וכפתור ההמשך יישאר חסום.

איך יוצרים קבוצה: איך מחלקים את הרשימה לקבוצות.

מה הקובץ צריך להכיל

מה	הדרישה
פורמט	CSV או Excel בפורמט .xlsx. הפורמט הישן .xls לא נתמך
שורה ראשונה	חייבת להיות שורת כותרות. בלעדיה אין מה למפות
עמודת חובה	טלפון. כל השאר אופציונלי
גודל	עד 10MB
קידוד	UTF-8. קובץ שנשמר בקידוד אחר עלול להציג כותרות משובשות

מספרי טלפון: ניידים ישראליים בלבד. אפשר להעלות אותם בכל צורה - 052-1234567, 0521234567, +972521234567 - הכול מנורמל לפורמט אחיד. מספרים קווייים נדחים, וכך גם מספרים בינלאומיים.

תאריך לידה: בפורמט dd/mm/yyyy בלבד. תאריך בפורמט אחר לא יעצור את הייבוא - איש הקשר ייווצר בלי תאריך הלידה, ותקבלו על כך הערה בדוח.

שם פרטי ושם משפחה נחתכים ל-20 תווים. שווה לדעת מראש כדי לא לגלות את זה אחר כך ברשימה.

התהליך

נכנסים לאנשי קשר ולוחצים על ייבוא אנשי קשר. נפתח חלון צד עם שני שלבים.

מעלים או מדביקים. אפשר לגרור קובץ, לבחור אותו, או פשוט להדביק שורות מגיליון - כולל שורת הכותרת.

ממפים עמודות. המערכת מנחשת לבד: עמודה שנקראת "טלפון" או "phone" תזוהה כטלפון, "אימייל" כאימייל וכן הלאה. הניחוש הוא הצעה בלבד ואפשר לשנות כל שורה, או לבחור - התעלם - לעמודה שלא רוצים. עמודות מותאמות אישית לא מזוהות אוטומטית ותמיד ממופות ביד.

באותו מסך בוחרים גם לאיזו קבוצה או קבוצות ייכנסו המצטרפים, ורואים תצוגה מקדימה של חמש שורות מהקובץ כדי לוודא שהמיפוי נכון.

ניתוח. לוחצים על ניתוח ותצוגה מקדימה. בשלב הזה לא נוצר שום איש קשר - המערכת רק קוראת את הקובץ, בודקת כפילויות ומצליבה מול הרשימה הקיימת.

אישור. נפתח חלון עם התוצאה המדויקת: כמה ייווצרו, כמה ידולגו ולמה. רק לחיצה על כפתור הייבוא יוצרת בפועל. עד הרגע הזה אפשר לבטל בלי שקרה כלום.

מה קורה לכל שורה

זה החלק שכדאי להבין, כי הוא מסביר את כל המספרים שתראו בסוף:

מצב השורה	מה קורה
מספר לא תקין	נדחית. מופיעה בדוח עם הסיבה
המספר מופיע פעמיים באותו קובץ	רק המופע הראשון נכנס
המספר כבר קיים ברשימה שלכם	מדולג. הפרטים הקיימים לא נדרסים
המספר קיים וביקש להסיר את עצמו	מדולג. לא נוצר, לא מצורף לקבוצה, ולא חוזר לרשימה
מספר חדש	נוצר, ומצורף לכל הקבוצות שבחרתם

הייבוא הוא יוצר, לא מעדכן. אם איש קשר כבר קיים, שם או אימייל שונים בקובץ לא ידרסו את מה שיש במערכת. החריג היחיד: אם מיפיתם עמודה מותאמת אישית, הערך שלה כן מתעדכן גם על אנשי קשר קיימים.

התוצאה

בסוף מוצגת טבלה עם שש שורות: כמה יובאו, כמה עודכנו, כמה דולגו - כבר קיימים, כמה דולגו - מבוטלי רישום, כמה כפילויות בקובץ, וכמה שגיאות.

יש גם שתי הורדות, ושתיהן שוות את הקליק:

• הורדת אנשי הקשר שיובאו - מי בדיוק נכנס.
• הורדת דוח השורות שדולגו - כל שורה שלא נכנסה, עם הסיבה שלה. זה הקובץ שעונה על "למה רק 380 מתוך 400".

ההיסטוריה נשמרת: עשרת הייבואים האחרונים מופיעים מתחת לפאנל, עם הסטטוס והקבצים להורדה.

כל איש קשר מקבל נתיב

כל מי שנוצר בייבוא מקבל רישום בהיסטוריה שלו: מאיזה ייבוא הוא הגיע, מתי, ומי הריץ אותו. בטיימליין של איש הקשר זה מופיע כיובא מרשימת אנשי קשר.

זה מה שהופך את הרשימה לניתנת להצגה. אם מגיעה שאלה על נמען מסוים, התשובה לא תלויה בזה שמישהו זוכר איזה קובץ הועלה במרץ.

שאלות שחוזרות

העליתי את אותו קובץ פעמיים - יצרתי כפילויות? לא. מספר שכבר קיים מדולג.

הסרתי מישהו והוא שוב בקובץ שלי. הוא יחזור? לא. הוא יופיע בשורת דולגו - מבוטלי רישום ולא ייווצר.

אפשר לעזוב את הדף בזמן הייבוא? כן. אחרי האישור העבודה רצה ברקע ותקבלו התראה כשהיא נגמרת.

מה קורה לשורות עם אימייל שגוי? איש הקשר נוצר בלי האימייל, וזה מצוין בדוח. שורה לא נזרקת בגלל שדה משני.

הצעד הבא

יש רשימה, יש קבוצה, ויש מזהה שליחה מאושר. אפשר לשלוח: איך שולחים את הקמפיין הראשון.

דרך נוספת להכניס אנשי קשר, בלי קובץ בכלל: הצטרפות ב-QR - הלקוח סורק, מאמת את הטלפון שלו, ונכנס לרשימה עם תיעוד הסכמה מלא.